কার্যকর তারিখ: ৩০ সেপ্টেম্বর ২০২৬
এই নীতিমালা SegasoftBD থেকে ক্রয় করা software, subscription, development service, hosting/domain service এবং সংশ্লিষ্ট পণ্য/সেবার return, cancellation ও refund-এর সাধারণ নিয়ম ব্যাখ্যা করে। নির্দিষ্ট quotation, invoice বা agreement-এ ভিন্ন শর্ত থাকলে সেই শর্ত সংশ্লিষ্ট অর্ডারের ক্ষেত্রে প্রাধান্য পাবে।
১। Refund অনুরোধ করার সময়
যে অর্ডার refund-এর জন্য যোগ্য হতে পারে, সে ক্ষেত্রে গ্রাহককে অর্ডার/পেমেন্ট reference উল্লেখ করে যত দ্রুত সম্ভব এবং সাধারণভাবে পেমেন্টের ৭ দিনের মধ্যে লিখিতভাবে যোগাযোগ করতে অনুরোধ করা হয়। ৭ দিনের মধ্যে আবেদন করলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে refund নিশ্চিত হয় না; সেবার অবস্থা ও ইতোমধ্যে হওয়া খরচ পর্যালোচনা করে সিদ্ধান্ত নেওয়া হবে।
২। যে ক্ষেত্রে Refund বিবেচনা করা যেতে পারে
- একই অর্ডারে প্রমাণিত duplicate payment হলে।
- SegasoftBD-এর কারণে কাজ শুরু/সেবা activate করা সম্ভব না হলে এবং সমমানের বিকল্প সমাধান দেওয়া না গেলে।
- কাজ শুরু হওয়ার আগে গ্রাহক লিখিতভাবে cancellation করলে, যেখানে কোনো non-refundable third-party cost ইতোমধ্যে হয়নি।
- লিখিত quotation/agreement-এ নির্দিষ্ট refund guarantee থাকলে সেই শর্ত অনুযায়ী।
৩। যে খরচ সাধারণত Refundযোগ্য নয়
- ইতোমধ্যে সম্পন্ন custom development, design, setup, configuration, consultation, training বা milestone-এর মূল্য।
- Activate/deliver করা software licence, subscription period বা digital product/service।
- Domain registration/renewal, hosting, SSL, payment gateway, API, SMS/email credit, cloud service বা অন্য third-party fee যা provider-এর কাছে পরিশোধ করা হয়েছে।
- গ্রাহকের approval-এর পর সম্পন্ন কাজ বা গ্রাহকের ব্যবহার/পরিবর্তনের কারণে সৃষ্ট সমস্যা।
- Scope change, business decision পরিবর্তন, প্রয়োজনীয় data/content/access না দেওয়া বা শুধু মত পরিবর্তনের কারণে cancellation-এর ক্ষেত্রে ইতোমধ্যে সম্পন্ন অংশ।
৪। Partial Refund
যদি কোনো অর্ডারের একটি অংশ সম্পন্ন হয়ে থাকে, তাহলে সম্পন্ন কাজ, ব্যবহৃত সময়, setup এবং non-refundable third-party cost হিসাব করে যোগ্য অবশিষ্ট অর্থ থাকলে partial refund বিবেচনা করা হতে পারে।
৫। Refund প্রক্রিয়া ও সময়
অনুরোধ গ্রহণের পর অর্ডার, payment status এবং কাজের অগ্রগতি যাচাই করা হবে। Refund অনুমোদিত হলে সাধারণত ৭–১০ কার্যদিবসের মধ্যে ব্যবহৃত payment method বা পারস্পরিকভাবে সম্মত মাধ্যমে অর্থ ফেরত দেওয়ার চেষ্টা করা হবে। Bank, mobile financial service বা payment gateway-এর processing time-এর কারণে চূড়ান্ত credit হতে অতিরিক্ত সময় লাগতে পারে।
৬। Physical Product Return/Replacement
SegasoftBD মূলত digital service প্রদান করে। কোনো অর্ডারে printer, device, accessory বা অন্য physical item থাকলে delivery-এর সময় পণ্য পরীক্ষা করার অনুরোধ করা হয়। ভুল পণ্য, delivery damage বা দৃশ্যমান defect থাকলে সর্বোচ্চ ৩ কার্যদিবসের মধ্যে ছবি/ভিডিও ও invoice referenceসহ জানাতে হবে। Return/replacement eligibility সংশ্লিষ্ট warranty, manufacturer/supplier policy এবং পণ্যের অবস্থা অনুযায়ী নির্ধারিত হবে।
ব্যবহারের কারণে ক্ষতি, পানিতে ভেজা, ভাঙা, অননুমোদিত repair/alteration, serial/warranty seal নষ্ট বা গ্রাহকের ভুল ব্যবহারের কারণে সৃষ্ট সমস্যায় return/replacement প্রযোজ্য নাও হতে পারে।
৭। Cancellation
Subscription renewal বা চলমান service বাতিল করতে নির্ধারিত renewal date-এর আগে যোগাযোগ করতে হবে। ইতোমধ্যে শুরু হয়ে যাওয়া billing period-এর fee সাধারণত ফেরতযোগ্য নয়, যদি না সংশ্লিষ্ট plan বা agreement-এ অন্যভাবে উল্লেখ থাকে।
৮। কিভাবে আবেদন করবেন
Refund/return আবেদন করতে আপনার নাম/ব্যবসার নাম, invoice/order reference, payment reference, সমস্যার সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং প্রযোজ্য প্রমাণসহ info@segasoftbd.com-এ ইমেইল করুন অথবা WhatsApp করুন +8801700666640 নম্বরে।